Bueno, pues llegó la hora: la facturación electrónica obligatoria está a la vuelta de la esquina, también para las clínicas de fisioterapia y osteopatía.
Y es que desde 2025, cualquier profesional o empresa deberá usar factura electrónica y, aunque las grandes empresas que facturan más de 8 millones anuales serán las primeras, después será el momento de centros y clínicas más pequeñas.
Si lo has oído por ahí, pero no sabes de qué va exactamente, estás en el lugar adecuado porque en este artículo hemos recopilado todo lo que necesitas saber para adaptarte a la nueva normativa sin sorpresas.
Así que vamos a ver qué implica este cambio a la factura electrónica, qué vas a necesitar y cómo prepararte.
¿Qué es la facturación electrónica y por qué ahora?
La respuesta rápida es que vas a tener que cambiar tus tickets y facturas de papel por archivos digitales en formato estructurado, algo que va a dar mucha más transparencia y control en la gestión diaria (además de cumplir con la ley, claro).
Ojo, no confundir la facturación electrónica con mandar una factura en PDF: aquí hablamos de generar y enviar facturas en un formato que garantiza que los datos son fáciles de procesar para la administración y a prueba de cualquier manipulación como, por ejemplo, XML.
Y claro, las facturas no se podrán modificar sin dejar rastro una vez emitidas.
La responsable de este cambio es la Ley Crea y Crece, que junto con la Ley Antifraude, busca frenar la morosidad y el fraude fiscal.
¿Y cuándo hay que pasarse a la factura digital de manera obligatoria?
El plazo para adaptarse es hasta el 1 de julio de 2025 si facturas más de 8 millones de euros anuales.
Como no debe haber muchos negocios de fisioterapia que facturen más de esa cantidad, para la inmensa mayoría de los fisioterapeutas y autónomos la fecha tope es el 1 de julio de 2026.
En cualquier caso, nuestro consejo es adaptarse antes y evitar correr a última hora.
Ahora que ya sabemos qué es y cuándo hay que pasarse a facturar en digital, aterricemos los términos.
¿Qué significa esto para una clínica de fisioterapia?
Como es normal, la implementación de la factura electrónica en tu clínica de fisioterapia implica algunos cambios en el día a día. Sobre todo si sigues facturando en excel, word u otros formatos similares.
Veamos cómo:
Cambio en los formatos de las facturas
Como decíamos, vas a tener que olvidarte de las facturas en papel y de los PDFs sin más.
La nueva facturación electrónica requiere lo que se denomina un “archivo estructurado” (por ejemplo, XML), con una serie de datos que deben estar completos y listos para que Hacienda los procese.
Los tickets y facturas simplificadas también tendrán un código QR para identificación y verificación rápida.
Uso de un programa homologado
Ya no vale cualquier software para facturar. Vas a necesitar un programa de facturación homologado, que cumpla con todos los requisitos de la Ley Antifraude.
Esto significa que el software debe garantizar que los datos de tus facturas no pueden ser alterados una vez emitidos y que deben estar conectados con la Administración. De eso se trata, de que tu sistema esté conectado con Hacienda.
iFisia ya cumple con todas las normativas de facturación electrónica. De hecho, ya está certificado e integrado con TicketBAI, el sistema de facturación digitalizado obligatorio en el País Vasco, que lleva la delantera al resto del país.
Además, ofrece seguridad, compatibilidad y facilidad de uso, consiguiendo que la burocracia pase a un segundo plano y no te dé más quebraderos de cabeza de los imprescindibles.
Comunicación de los estados de la factura
Ya lo adelantamos más arriba; uno de los cambios es que cada vez que generes o recibas una factura, se reporta a Hacienda de inmediato.
El propio software se encargará de esto, por lo que, en teoría, no tendrás que preocuparte, pero ten en cuenta que el flujo de comunicación será constante. Cualquier estado de la factura (emitida, recibida, pagada o rechazada) se va a comunicar de forma automática.
Almacenamiento en la nube de las facturas
Este nuevo sistema de facturación será posible gracias a que todas las facturas electrónicas estarán guardadas en la nube (segura y homologada, por supuesto). Y no podrás hacer borrón y cuenta nueva con ellas: durante al menos 4 años, las facturas tienen que estar disponibles y listas para una inspección en cualquier momento, con todo el historial que Hacienda pueda necesitar.
Así que, si eres de los que todavía funcionan con softwares de licencia o con excel, word, etc., te tienes que plantear cambiar a uno que esté en la nube cuanto antes mejor. Ojo, asegúrate de que en el cambio no se pierden datos.
Si te vienes a iFisia, te ayudamos con la migración desde tu programa, si este lo permite. Y si no, nuestro equipo de técnicos te puede ofrecer soluciones para que puedas llevar la información de tu negocio a iFisia.
Vamos con una radiografía de cómo son esas facturas digitales.
¿Qué tiene que incluir una factura electrónica?
La nueva facturación digital tiene requisitos concretos. Aquí un repaso de lo que cada factura electrónica debe incluir:
- Número de factura único y consecutivo.
- Fecha de emisión.
- Datos de identificación del emisor y del receptor (nombre, NIF, dirección).
- Descripción de los servicios prestados.
- Base imponible, tipo de IVA y cuota de IVA.
- Importe total de la factura.
- Firma digital mediante un certificado digital cualificado, que garantiza la autenticidad y la integridad de la factura.
Aunque la facturación electrónica se ha centrado más en las transacciones entre empresas, los negocios de fisioterapia, que suelen tener solo tienes clientes finales, también tienen que cumplir con estas obligaciones.
¿Y qué pasa con los tickets y las facturas simplificadas?
Llevarán un código QR para poder identificarlas y rastrearlas, que está todo pensado.
Cómo prepararte para la facturación electrónica
Vamos a los pasos que puedes seguir para prepararte para esta transición:
- Elige un software homologado
Este es el paso más importante. Vas a necesitar un programa de facturación en la nube que cumpla con la normativa, garantice la inalterabilidad de los datos y pueda conectarse directamente con Hacienda.
Elegir uno de confianza, que sea ágil y fácil de usar, te ahorrará muchos dolores de cabeza. Y más si detrás hay un equipo de carne y hueso para atenderte, ni chatbots ni secciones de atención al cliente que te tienen en bucle buscando las respuestas por tu cuenta 😤
- Obtén un certificado digital
Para que las facturas electrónicas sean válidas, vas a necesitar un certificado digital para firmarlas. Esto asegura que son auténticas y que no han sido manipuladas. Es un requisito clave para cumplir con la normativa.
- Forma a tu equipo
Tanto si tienes personal que gestiona la facturación en tu clínica, como si sois los propios fisios los que hacéis las facturas y liquidáis a final de mes y trimestre, asegúrate de que todo el mundo está familiarizado con el nuevo sistema.
La formación en el uso del software y en la emisión de facturas electrónicas reducirá los errores y hará que la transición sea más fluida.
- Asegúrate de cumplir con los plazos de conservación
Las facturas electrónicas deberán guardarse por un mínimo de 4 años, y tendrás que asegurarte de que están disponibles en la nube, con un historial completo y accesible en caso de inspección.
- No lo dejes para el último momento
Parece una obviedad, pero no serías el primero que ve lejos la fecha de algo y, cuando se acerca de verdad, toca correr.
Sobre todo, si nunca habéis trabajado con un software de gestión de clínica, tomaos vuestro tiempo para adaptaros y aprender a utilizarlo bien.
Beneficios de la facturación electrónica en tu clínica de fisioterapia
Aunque puede que te parezca un trastorno, la facturación electrónica también trae beneficios claros para tu clínica:
1️⃣ Ahorro de tiempo: con la facturación electrónica, la creación, envío y almacenamiento de facturas se hace de manera automática. Esto ahorra tiempo y reduce el riesgo de errores que podrías cometer con un sistema manual.
2️⃣ Transparencia y trazabilidad: con la factura electrónica, Hacienda tiene un control detallado de todas las operaciones de tu clínica. Y tú, también 😉
3️⃣ Mejora en la gestión financiera: la digitalización de la facturación facilita el seguimiento de los pagos, reduce los tiempos de cobro, algo que beneficiará directamente a tu flujo de caja.
4️⃣ Sostenibilidad y ahorro: menos espacio para archivar, menos papel y menos desperdicio, lo que también es un punto a favor de cara a una clínica comprometida con el medio ambiente.
Por no hablar de que harás feliz a tu asesoría 😂
Terminamos este especial factura electrónica en fisioterapia con algunos flecos que seguro que quedan por ahí.
Preguntas frecuentes sobre la factura electrónica
Cuando tú crees que tienes dudas, siempre hay alguien que se ha preguntado lo mismo antes. Y nosotros lo sabemos.
Comencemos.
¿Qué pasa si me equivoco rellenando una factura?
No podrás editar la factura directamente. En su lugar, tendrás que emitir una factura rectificativa haciendo referencia a la anterior.
¿Las facturas en PDF van a desaparecer?
Podrás seguir usando el PDF como representación visual de la factura, pero para que sea válida tendrá que ir acompañada del archivo estructurado que el software homologado generará.
¿Y si tengo clientes o proveedores internacionales?
Aunque no están obligados a facturar electrónicamente, tendrás que emitir facturas electrónicas y, en caso de recibirlas en papel, podrás deducírtelas como hasta ahora.
¿Qué multas puedo recibir si no cumplo?
Las sanciones pueden ser elevadas: 3.000 euros por factura que no cumpla con la normativa (con un máximo anual de 10.000 euros para autónomos), y hasta 60.000 euros anuales si usas un software no homologado.
Un pico, vamos 😵
Hay más jerga legal, condiciones técnicas y detalles que hay en la legislación, pero con todo esto pensamos que tienes más que suficiente. En cualquier caso, siempre es bueno que lo comentes con tu asesoría.
El beneficio oculto de la facturación electrónica
La facturación electrónica es un cambio importante para los fisioterapeutas, paradigma del profesional multitarea y que nunca ve el momento para las cuestiones de negocio. Pero, te guste o no, eres un empresario y las cuentas deben estar siempre claras para garantizar la salud de tu economía.
Además, estarás ganando en eficiencia. Más allá de cumplir con la ley, obviamente.
Así que, manos a la obra: elige un software homologado y empieza cuanto antes a preparar tu clínica para este cambio que, además de inevitable, tiene sus ventajas.
Si quieres que te acompañemos en el primer paso hacia la factura electrónica, pide cita con un miembro de nuestro equipo, te enseñaremos iFisia por dentro y cómo te ayuda.
¡A por esa transición!
