Qué maravilla tener tu propia clínica de fisioterapia, osteopatía, podología o terapias manuales en general.
La verdad es que, si te gusta tu trabajo, poder ejercer a tu manera es un éxito en sí mismo. Porque hay que reconocer que no se sale de la universidad como para poner el cartel en la puerta.
O sea, que si tienes tu propio negocio, es que ya tienes cierto recorrido a tus espaldas y la valentía de establecerte por tu cuenta.
El tema es que, de la noche a la mañana, tienes una empresa 😅
Emprender ya es otra cosa: aprende a facturar, busca proveedores, establece un sistema para dar citas, ten en cuenta los consentimientos de los pacientes, establece una tarifa de precios, valora tener bonos, etcétera.
Y todavía no hemos hablado de tratar a los pacientes ni de contratar personal, que si sois varios en la clínica aumenta el volumen de pacientes. Y, por consiguiente, de tareas.
En estas circunstancias, el tiempo es oro y la tecnología puede ser esa ayuda que os libera de tareas que no elevan vuestro trabajo real, que es ayudar a tus pacientes.
Por eso en este post vamos a hablar de los motivos por los que muchos profesionales invierten tiempo innecesario en su día a día y te damos cinco consejos para optimizar tu tiempo.
Vamos allá.
5 ladrones de tiempo en la gestión de una clínica de fisioterapia
El primer paso para solucionar un problema es conocerlo a fondo. Aunque duela.
Por ahí vamos a empezar: echa un ojo a este listado y comprueba si te reconoces en alguno de estos puntos.
#1 Programación y gestión de citas manuales
¿Tienes un sistema de citas manual? Pues ahí tienes una fuga de tiempo importante.
Al principio, cuando tienes pocos pacientes, te puede parecer que una agenda en papel o un Google Calendar es más que suficiente.
Sin embargo, la experiencia nos dice que en pocos meses el volumen de clientes que manejan las clínicas de fisioterapia se vuelve difícil de gobernar.
Por no hablar de que suele llevar a errores, dobles reservas y tiempo perdido tratando de reorganizar horarios, especialmente en clínicas donde se prestan distintos servicios y hay varios fisios.
#2 Papeleo y documentos varios
Como decíamos al inicio del post, una clínica de fisioterapia o de cualquier otra terapia manual es un negocio y como cualquier actividad económica, conlleva tareas y documentos que puedes gestionar de manera física o digital.
Si decides hacer a mano los historiales clínicos y la firma de consentimientos informados, solo buscar, imprimir y archivar ya requieren de un tiempo y un espacio que te ahorras si te decides por la digitalización de tu clínica.
#3 Facturación y gestión de pagos
Esto no lo enseñan en la facultad de Fisioterapia, ¿eh?
Procesar pagos, emitir facturas y llevar un control manual de las finanzas puede ser una pesadilla para ti y para tu gestor si no tienes un sistema.
Además de que un error te puede costar un disgusto económico y problemas con Hacienda, sobre todo desde que es obligatoria la factura digital y que desgrava en la declaración de la renta.
Sin un sistema automatizado, el seguimiento de los pagos y deudas, la declaración trimestral o hacer una simple factura el descontrol puede apoderarse de tus dineros.
#4 Comunicación ineficiente con pacientes
¿Cómo vamos de absentismo? Vaya problemón.
Y no vas a estar llamando uno a uno para recordarles la cita del día siguiente.
Ya que hablamos del teléfono, ¿cómo llevas no poder responder a todas las llamadas?
La buena noticia es que con un sistema de citas online que puedas combinar con dar hora a mano, se acabó el perder tiempo y clientes por no poder atender las llamadas telefónicas.
Gestión de recursos y personal
Coordinar es un arte y sin una herramienta adecuada para gestionar los horarios del personal, la disponibilidad de las salas y otros recursos, el conflicto está servido.
Y arreglarlo luego todavía te toma más tiempo.
Llevar la coordinación de la agenda de todos los profesionales de forma manual no solo es más costosa, sino que encima puede llevar a malentendidos que no benefician a nadie.
Qué, ¿cómo ha ido el test?
Vamos ahora con las soluciones para que tu clínica de fisioterapia vaya como la seda.
5 consejos para optimizar tu tiempo y mejorar la gestión de tu clínica de fisioterapia
Además de ahorrar tiempo nuestra intención es que con estos cinco tips te ahorres estrés, también.
Empezamos.
#1 Libérate de procesos repetitivos
Lo primero: eliminar los ladrones de tiempo que no aportan valor a tu trabajo que acabamos de repasar.
Lo tuyo es ayudar a tus clientes, no estar continuamente llamando para recordar las citas o elaborando e imprimiendo los consentimientos o tratamientos. Mejor enviar un email o WhatsApp y tener los consentimientos digitalizados.
#2 Establece un horario eficiente y… ¡Cúmplelo!
La planificación es tu amiga porque te permite tener tiempo para todo. Peeeero, para eso debes respetarla y tenerla bajo control.
Nuestra recomendación es que te organices por bloques y que los introduzcas en tu sistema de gestión, calendario, agenda o lo que utilices. Aunque, como comprenderás, no podemos dejar de decirte que lo hagas con un buen software de gestión de clínicas como iFisia 😉
Dedica bloques de tiempo específicos para realizar tratamientos, atender consultas, tareas administrativas, seguimientos con pacientes y hasta para ir al gimnasio.
Esto te ayudará a maximizar tu productividad y minimizar las interrupciones.
En la agenda de iFisia, tú pones el horario que quieres hacer cada día y las horas que estén bloqueadas aparecerán como no disponibles. Esas deben ser sagradas.
Ojo, las tuyas y las del resto del equipo en una sola vista para que os coordinéis a la perfección.
#3 Delega tareas cuando sea posible
Sabemos que soltar no es fácil, pero hazte un favor a ti y delega tareas no críticas o administrativas a otros miembros del equipo o considera la posibilidad de contratar personal adicional si es necesario.
Esto te permitirá concentrarte en las actividades que requieren tu experiencia y atención personalizada.
#4 Mantén un seguimiento de tus métricas clave
¿Métri qué?
Las métricas son los números de tu clínica como: cantidad de pacientes atendidos al día, mes y año, cuántos vuelven, cancelaciones, canales por los que piden cita, servicios más demandados, profesionales más rentables, ingresos, gastos…
Utiliza esta información para identificar áreas de mejora y tomar decisiones sobre la gestión de tu negocio. Muchas veces no solo hay ladrones de tiempo sino también agujeros negros de rentabilidad.
#5 Utiliza un software de gestión de clínicas
¿Por qué vas a hacer algo que puede hacer la tecnología?
Apóyate en un programa que incluya todas las áreas de la clínica. Teniendo un software todo en uno ganarás en eficiencia; utilízalo para organizar tus citas, gestionar el historial de los pacientes, hacer informes, tener los consentimientos firmados bajo control y tener la facturación al día casi sin darte cuenta.
Programas de gestión para fisioterapeutas hay muchos
Efectivamente: hay muchos softwares en el mercado, lo sabemos.
Pero que estén hechos por y para fisioterapuetas y osteópatas específicamente, no hay tantos. Y que tengan un equipo de soporte detrás, todavía menos.
Si llegado este punto no sabrías por dónde empezar a escoger un software de gestión de clínicas de fisioterapia y osteopatía que te permita ahorrar tiempo en tu día a día, pide una cita con el equipo de iFisia y te haremos una demostración sin compromiso para que despejes tus dudas.
